De moderne werknemer worstelt om alle ballen in de lucht te houden. Dat ligt niet in de laatste plaats aan hoe we ons werk uitvoeren, stelt techfilosoof Martijn Aslander. Een groot deel van de kenniswerkers heeft namelijk geen idee hoe ze optimaal kunnen werken met hun computer en smartphone.

Vanaf de jaren 70 heeft de computer langzamerhand voet aan de grond gekregen op de werkvloer, het afgelopen decennium gevolgd door de smartphone. Maar onze manier van werken is nauwelijks met de technologie meeveranderd, ziet Martijn Aslander. ,,De meeste kenniswerkers – tegenwoordig wel 5 tot 7 miljoen werkenden – gebruiken hun computer niet anders dan een typemachine.’’ Als ‘tech-filosoof’ houdt hij zich bezig met de toepassing van technologie in ons werkende bestaan. Voor de documentaire Kenniswerk van de Koninklijke Nederlandse Vereniging van Informatieprofessionals deed hij uitgebreid onderzoek naar onze manier van werken. ,,Mensen verdiepen zich simpelweg niet in de werking van de apparaten en de software die we iedere dag uren achtereen gebruiken.’’

“De meeste kenniswer­kers – tegenwoor­dig wel 5 tot 7 miljoen werkenden – gebruiken hun computer niet anders dan een typemachi­ne”

Martijn Aslander, techfilosoof

Ook vanuit de werkgever wordt er weinig tot geen aandacht besteed aan digitale vernieuwingen en hoe die te gebruiken. ,,Neem bijvoorbeeld je mailprogramma: meestal Outlook of Gmail. Hoeveel werknemers hebben een uitgebreide uitleg gehad over hoe dat werkt? Niet veel. We zetten het ding aan en beginnen maar gewoon.’’

Schadelijk

Dat is niet alleen onpraktisch, maar ook schadelijk voor onze gezondheid, stelt Aslander. In onze slechte digitale vaardigheden ziet hij een mede-oorzaak van de rappe toename in het aantal burn-outs in de moderne maatschappij. ,,Natuurlijk heeft een burn-out ook andere oorzaken, maar het niet optimaal kunnen werken is een zware belasting voor onze hersenen. Dat vreet energie. Logisch dat zoveel mensen omvallen.’’

Sneltoetsen

Het goede nieuws: beter gebruik leren maken van computer en smartphone is niet zo ingewikkeld als het lijkt. Als voorbeeld noemt Aslander sneltoetsen. De meeste kenniswerkers weten die niet te vinden. ,,Dat is jammer, want zo’n toetsencombinatie is niet alleen sneller, maar vergt ook een kleinere breinbelasting dan de hand-oogcoördinatie die je nodig hebt voor het gebruik van een muis.’’

Het indrukken van een toetsencombinatie – mits je die uit je hoofd weet – wordt opgeslagen in je spiergeheugen. ,,Met sneltoetsen word je daarom geestelijk veel minder moe van je werk. Probeer het maar eens: Leer een toetsencombinatie uit je hoofd en je zal zien dat je er op een gegeven moment helemaal niet over na hoeft te denken. Stel je dan eens voor hoe fijn je werkt als je dit bij al je computertaken kan toepassen.’’

“Ik heb een program­maatje meelopen dat bijhoudt hoeveel tijd ik bespaar met het gebruik van sneltoet­sen. Per jaar loopt het wel op tot 40 uur!”

Martijn Aslander, techfilosoof

Gebruik je alle mogelijkheden van apparaten en software, dan kun je enorm veel tijd en moeite besparen, aldus Aslander. ,,Ik heb een programmaatje meelopen dat bijhoudt hoeveel tijd ik bespaar met het gebruik van sneltoetsen. Per jaar loopt het wel op tot 40 uur! Dat is gewoon een hele week die je jezelf zo vrij kan geven.’’

Geen idee wat je aan het doen bent op die pc? Dit zijn de 4 tips van Aslander:

1. Zoek een ander die het wel weet
,,Ben je een kenniswerker, dan is de kans groot dat je een heleboel collega’s hebt. Daar zit er van eentje tussen die enorm handig is met dat programma waar jij alsmaar mee worstelt. Zoek diegene op en vraag hem of haar vijf tips voor het gebruik te delen – niet alleen met jou maar ook met je andere collega’s. En wie weet, misschien heb jij ook wel een handigheidje ontdekt waar je collega’s enorm mee geholpen zouden zijn.’’

2. Durf lui te zijn
,,Mensen vergeten het soms, maar technologie is in de eerste plaats bedacht om snel en efficiënt gebruikt te worden. Een programmeur heeft immers niet als doel om een zo ingewikkeld mogelijk digitaal hulpmiddel te maken. Ben je nu in een bepaald programma enorm veel tijd kwijt aan een taak, dan is de kans groot dat er gewoon een kant-en-klaar foefje voor is om het sneller te doen. Raadpleeg online handleidingen en fora van techwebsites.’’

,,Hulpmiddelen die ik gebruik om sneller te kunnen werken zijn tovertypen op mijn computer – een programma dat je meest getypte woorden en zinnen onthoudt zodat je ze niet nogmaal hoeft te schrijven – en de app Textgrabber op mijn telefoon. Als je een foto neemt van een stuk tekst, dan scant hij wat er staat en slaat dat op. Dat scheelt een hoop overtypwerk.’’

3. Gebruik de sterke punten van je hersenen
,,Onze hersenen zijn ingesteld om goed op nieuwe dingen en veranderingen te letten. In de oertijd was dat nodig om potentiele gevaren voor te zijn. Tegelijkertijd zijn de hersenen ook zo afgesteld dat ze zo min mogelijk energie verspillen aan zaken die ‘normaal’ zijn in ons dagelijkse patroon en waar we dus niet op hoeven te letten. Dat gegeven komt goed van pas op je werk. Probeer een vast patroon in te voeren in de volgorde waarin je je werk doet: bijvoorbeeld altijd eerst mail lezen, dan administratie bijwerken en dan stukken schrijven. Hoef je niet na te denken over wat je nu weer moet doen, dan word je er ook niet moe van.’’

4. Ga NIET voor efficiëntie
,,Verbeter je digitale vaardigheden, maar heb niet als doel daarmee efficiënter te werken. Dat leidt er namelijk alleen maar toe dat je meer werk gaat proppen in de tijd die je nu wint. Niet echt wat je zoekt om een burn-out te voorkomen. Gebruik je tijd om rust te vinden tussen je werkzaamheden door. Drink eens rustig een kopje koffie weg van je scherm of ga een rondje wandelen. Dat komt je creativiteit en je focus alleen maar ten goede.’’

Techfilosoof Martijn Aslander stond onlangs op AD.nl in een artikel over het gebrek aan digitale vaardigheden van de gemiddelde werknemer. In opdracht van de Koninklijke Nederlandse Vereniging van Informatieprofessionals (KNVI) maakte hij de documentaire Kenniswerk waarin hij onderzocht hoe wij werken. Zie hier het originele artikel van Priscilla van Agteren.